تعریف انبار :

به محل و فضای نگهداری یک یا چند نوع کالا از قبیل مواد اولیه، مواد بسته بندی، قطعات، محصول و... انبار گفته می شود.

اهمیت انبار :

1) موجودی های انبار بخش عظیمی از دارایی های هر سازمان را تشکیل می دهد

2) انبار حلقه ارتباطی بین خرید (واحد تدارکات)، تولید(واحد تولیدی)، فروش(واحد فروش) و واحد مالی(حسابداری) هر سازمان می باشد.

برخی از دلایل انبار کردن منطقی موجودی ها و نگهداری آنها در انبار :

1) استفاده از تخفیف های کلی و یا افزایش خرید انواع مواد و کالا .

2) جلوگیری از هزینه های کمبود و فقدان موجودیها در انبار.

3) جلوگیری از توقف عملیات و زیانهای ناشی از آن.

4) جلوگیری از زیان ناشی از روند افزایش قیمت مواد و کالا.

5) عدم اطمینان از تحویل به موقع مواد و کالای سفارش داده شده.

6) عدم امکانات مالی و سرمایه گذاری با حجم بسیار برای زمانهای متفاوت در امر تهیه و خرید مواد و کالا.

7) جلوگیری از افزایش دفعات و مراحل خرید مواد و کالا و هزینه های سفارش آن .

8) هماهنگی با برنامه ریزی های تولید و فروش به منظور جلوگیری از ایجاد وقفه یا اختلال در کار آنها.

9) افزایش انعطاف پذیری در برنامه ریزی تولید و فروش در مواقعی که بنا به دلایلی تغییراتی در برنامه ها بوجود آید.

طبقه بندي انبارها بر اساس موقعيت مكاني و عملياتي :

1) انبارهاي عمومي

اين انبارها مخصوص نگهداري هر گونه كالا در اندازه و ابعاد مختلف براي هر مدت زمان مي باشد.

2) انبارهاي گمرك و ترانزيت

اين گونه انبارها عموماً در مبادي ورودي و خروجي مواد و كالا وجود دارد، كه عمدتا در راه هاي ترانزيتي هوايي، دريايي و زميني مورد استفاده قرار مي گيرد. اكثر اين نوع انبارها شامل انواع كالاهاي وارداتي و صادراتي می باشند.

3) انبارهاي متروكه

اين نوع انبارها مخصوص نگهداري كالاهايي است كه مدت ترخيص آنها در انبارهاي گمركي سپري شده و صاحب يا صاحبان آن براي ترخيص آن كالا در مدت زمان مقرر اقدام و مراجعه نكرده اند و برابر آيين نامه اجراي قانون تعرفه گمركي مشمول مقررات كالاهاي متروكه مي شوند. كالاهاي متروكه را به انباري که به همين نام خوانده مي شود تحويل مي دهند تا برابر مقررات با آن كالا عمل شود.

4) انبارهاي دپو يا مخزن

معمولا از تركيب چند انبار يك مخزن يا دپو بوجود مي آيد و معمولا اصطلاح مخزن به مجموعه انبارهاي بزرگ كنار هم گفته مي شود مخزن معمولا يك انبار بزرگ مستقر در نزديك بازاري است كه كالاها از آن بازار تدارك مي شوند.

طبقه بندي انبارها بر اساس خاصيت كالاها :

1) انبار مواد قابل اشتعال

اين گونه انبارها مخصوص مواد و كالاهايي مي باشد كه مي بايست ازشرايط خاص و مقرراتي ويژه برخوردار باشند معمولا اين نوع انبارها را درمحل هايي دور از اماكن عمومي و ساختمانهاي مسكوني مي سازند و مورد استفاده قرار مي دهند در اين نوع انبارها انواع مواد محترقه، بشكه هاي نفت، بنزين و كپسول هاي گاز و يا هر نوع مواد قابل اشتعال و انفجار نيز نگهداري مي شوند.

2) انبارمواد فله

در اين گونه انبارها موادي را كه از يك نوع هستند بدون بسته بندي خاص در يك محل بطور درهم و مخلوط روي هم نگهداري مي كنند. گندم، جو، آرد، سيمان، گچ، آهك و نظاير آن از اين جمله هستند. (مانند سیلو)

3) انبار مواد فاسد شدني

انبارهايي كه براي اين قبيل مواد و كالا به كار مي رود مي بايست از تجهيزات حرارتي يا برودتي مناسب برخوردار باشند زيرا در اينگونه انبارها مواد و كالاهاي فاسد شدني نگهداري مي شوند كه نياز به درجه حرارت ويژه اي دارند. (مانند سردخانه )

طبقه بندي انبارها بر اساس نوع و نام كالاها :

1) انبارهاي مواد اوليه

در اين گونه انبارها مي توان يك يا چند نوع مواد اوليه مورد مصرف خط توليد را ذخيره و نگهداري كرد .

2) انبارهاي كالاي نيمه ساخته

اين نوع انبار مخصوص نگهداري كالاهاي نيمه ساخته يا درجريان توليد مي باشد كه فرايند توليد يك يا چند مرحله را گذرانده و نياز به تكميل در پروسه هاي بعدي عمليات توليد دارند .

3) انبار كالاي ساخته شده (محصول)

در اين نوع انبارها انواع كالاهاي ساخته شده (محصول) يك واحد توليدي يا كالاهاي خريداري شده يك شركت بازرگاني كه آماده براي عرضه و فروش به بازارمي باشد ذخيره و نگهداري مي شوند.

4) انبار قطعات يدكي

به انبار قطعات و لوازم يدكي “انبار فني” نيز اطلاق مي شود بعضي ازموسسات آنرا تحت عنوان انبار فني و عمومي نام گذاري مي كنند .

5) انبار كانتين(مواد غذايي)

اين گونه انبارها جهت نگهداري مواد غذايي مورد مصرف آشپزخانه موسسه استفاده مي گردد .

طبقه بندي انبارها به لحاظ شكل ساختمان :

1) انبارهاي پوشيده و محصور

دراين نوع انبارها چهار طرف انبار ديواركشي و محصور بوده و داراي سقف مناسب مي باشد .

2) انبارهاي پوشيده ( هانگارد)

اين نوع انبارها فاقد ديوار بوده و فقط داراي سقف مي باشند (به صورت سوله فلزي بدون ديوار) که هانگارد هم گفته می شود.

3) انبارهاي رو باز

به انبارهايي گفته مي شود كه بدون سقف بوده و بوسيله سيم خاردار، فنس، توري يا ديوارهاي تخته كوبي شده محصور شده اند و در فضاي باز آن كالاها چيده و نگهداري مي شوند .

وظایف انباردار :

(بطور کلی : چیدمان، نگهداری و حفظ کالاها، کنترل و اخذ آمار، حمل و جابجایی صحیح، جداسازی، طبقه بندی، تخلیه، بارگیری و ...)

- تحویل گرفتن اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان و رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک خرید

- صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا

- صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا

- صدور فرمهای مرجوعی، برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه

- مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، حادثه و غیره

- صورت برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم

- ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارتهای انبار

- طبقه بندی، تنظیم و کدگذاری کالا و اجناس

- همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل، حداکثر موجودی و نقطه سفارش

- ارائه گزارشات لازم به مقامات ذیربط

- بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تهیه کارت برای هر یک از اقلام انبار

- آموزش کارکنان انبار و انتقال مهارت انبارداری به آنها

همچنین انبار دار باید با اصول و روشهای آموزش آشنا شده و توانایی این امر را کسب نماید و بتواند به کارکنان آموزش داده تا همیشه یک سیستم انبارداری کارآ و به هنگام داشته باشند.

وظایف مدیر انبارها :

- پیشنهاد روشهای صحیح انبارداری و یا اصلاح روشهای موجود

- اجرای سیتم و روش انبارداری که به تصویب مقامات مجاز سازمان رسیده باشد.

- نظارت کلی بر تمام انبارهای سازمان با همکاری مسئولین هر واحد

- تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.

- نگهداری مدارک مربوط به موجودی واقعی کالاها در موسسه

- اجرای بودجه مصوب انبارها

- مراقبت در جهت تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران آموزش دیده و با معلومات

- کنترل و مراقبت و صدور دستورالعملهای لازم جهت محافظت از موجودی انبار از لحاظ فساد و سایر خدمات احتمالی

- کنترل در گزارشهای ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری مربوطه

روشهای ورود اجناس و کالا به انبار :

1) از طریق خریدهای داخلی

2) از طریق خریدهای خارجی

3) از طریق کالاهای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی

4) کالاها و لوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته می شود.

5) کالاهای امانی

-  خریدهای داخلی

در این مرحله، مامور خرید طبق دستور و با توجه به مشخصات موضوع خرید اقدام به خرید اجناس طبق مندرجات درخواست خرید کالا نموده و آنچه را که خریداری می نماید به انبار تحویل می دهد تا پس از بررسی و تایید و مطابقت با برگ درخواست رسید انبار صادر شود.

در این مرحله مامور خرید موظف است فاکتور فروشندگان کالا را اخذ و به واحد بازرگانی تحویل دهد تا همراه سایر مدارک انبار و برگ درخواست خرید به امور مالی جهت درج در حسابها و دفاتر ارسال گردد.

- خریدهای خارجی

در مورد اجناس و کالاهای که باید از طریق گشایش اعتبار یا ثبت سفارش از خارج خریداری گردد واحد بازرگانی با دریافت برگ درخواست خرید کالا و گذراندن مراحل تصویب برای خرید از هیات مدیره شرکت اقدام خواهد نمود .

- کالاهای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی

این نوع کالاها و اجناس معمولا از کالاهای مازاد بر احتیاج و یا اجناسی که مورد نیاز آن واحد خاص نمی باشد به انبار وارد می شود لذا در این گونه موارد برای آنکه جنس یا کالای باقیمانده در واحد مربوطه باقی نماند و ضایع و ناقص نشود و از نظر جا و فضا واحد مزبور را اشغال نکند به انبار برگردانده  می شود انتقال و برگشت کالا به انبار مستلزم تشریفاتی است که از جمله تکمیل فرم (برگشت و یا انتقال به انبار) می باشد.

- کالاها و لوازمی که در کارگاههای موسسه ساخته می شود

این نوع کالاها در قسمتهای دیگر ساخته می شود و آن را تا زمان فروش به انبار ارسال کرده و در آنجا نگهداری می کنند.

-  کالاهای امانی

کالاهایی که به صورت امانت از موسسات یا قسمتهای دیگر دریافت می شود و دریافت کننده مسئولیت حفظ و حراست آنها را بر عهده دارد ولی حق تصرف مالکانه نسبت به آنها ندارد.

تحویل و انواع آن :

تحویل فعالیتی است که در ارتباط با ورود کالا به انبار انجام می گیرد.

- تخلیه مواد و کالا از وسایل نقلیه

- شناسایی و کنترل کالا

- ثبت و یادداشت نمودن کالاهایی که معیوب و یا غیر قابل استفاده هستند.

تحویل کالا به انبار به دو طریق انجام می گیرد :

1- تحویل دائم

2- تحویل موقت

تحویل دائم : چنان چه مواد و قطعات رسیده به گونه ای باشد که انباردار بتواند پس از اعمال کنترلهای لازم و تطبیق با اسناد مربوطه و تایید مسئولان ذیربط کالا را به صورت قطعی تحویل بگیرد رسید انبار دائم را صادر می کند.

تحویل موقت : در صورتی که مواد و قطعات خریداری شده به بررسی فنی و تاییدیه کیفی نیاز داشته باشد و مستلزم کنترل دقیق تر باشد انباردار ابتدا اقدام به تحویل موقت و سپس پس از کنترل فنی و نظرات کارشناسی چنانچه کالای دریافتی پس از کنترل فنی به تایید کیفی کارشناسان برسد به تحویل قطعی یا نهایی و صدور رسید انبار دائم اقدام می کند.

فرمهای متداول در هنگام ورود کالا به انبار :

1) فرم کارت انبار

2) فرم رسید دائم

3) فرم رسید موقت

4) فرم برگشت کالا

5) فرم انتقال کالا بین انبارها

6) فرم کالای امانی دریافتی

7) فرم برگشت کالای امانی دریافتی

8) فرم تحویل کالای ساخته شده به انبار

9) فرم توزین باسکول

عوامل موثر در استقرار کالا :

نگهداری یا حفاظت کالا در انبار بر عهده انبار دار است ضمن آنکه در این مرحله انباردار باید توجه داشته باشد که کالا را به شکلی در قفسه ها قرار دهد که با هم تداخل پیدا نکند و سالم بماند و از خطر سرقت، آتش سوزی و یا هر عامل ضایع کننده دیگر مصون باشند.

1) چه محلی برای قرار دادن کالای رسیده مناسب است؟

2) چگونه و در کجا کالا نگهداری شود تا از تداخل کالا جلوگیری گردد ؟

3) بهترین و سهل ترین مکان برای نگهداری کالا کجاست ؟

4) امن ترین مکان کدام نقطه از انبار است؟

5) چگونه کالا نگهداری می شود تا از حداکثر فضای داخل انبار استفاده شود ؟

 

نحوه چینش کالا در انبار :

پس از دریافت و تخلیه کالا، مرحله بعد چیدن و انبار نمودن کالاست چون چیدن صحیح و منطقی کالا در انبار باعث افزایش کارآیی در پاسخ گویی به درخواست و تسریع در شناسایی کالا خواهد شد.

به طور کلی چیدن کالا در انبار به دو صورت است :

الف) چیدن یا انباشتن کالا بر روی هم

ب) چیدن کالا به ترتیب نظم و کد کالا

_ چیدن یا انباشتن کالا بر روی هم

این طریق برای کالاهایی استفاده می شود که به صورت انبوه نگهداری می شوند و نوع بسته بندی آنها به صورت کارتن، جعبه، بشکه، عدل، صندوق و فله می باشد که در این نوع چیدمان از فضای انبار حداکثر استفاده شده و از نظر هزینه انبارداری مقرون به صرفه است .

_ چیدن کالا به ترتیب نظم و کد کالا

در این نوع چیدن باید از محلهایی که قابلیت چیدن انواع کالا در کنار هم را داشته باشند استفاده کرد. مثل قفسه ها در انبار.

( قفسه ها در انبار قادر هستند که نظم و ترتیب منظمی را برای چیدن کالا فراهم سازند در هنگام چیدن کالا در قفسه اقلامی را که کم مصرف هستند در طبقات فوقانی و اقلامی که پرمصرف هستند در طبقات پایین قرار می دهند. )

مهم ترین نکاتی که باید در هنگام چیدن کالا در انبار به آنها توجه داشت :

1) میزان تقاضا : اقلامی را که بطور روزمره دریافت و واگذار می گردد باید نزدیک درب انبار چید تا هنگام داد و ستد وقت کمتری برای آن صرف شود و آن دسته از اقلامی را که کم مصرف هستند در قسمت انتهایی انبار قرار داد.

2) وجه تشابه : اقلامی که وجه اشتراک دارند باید در کنار هم قرار گیرند به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک به هم انبار شوند.

3) اندازه و حجم کالا : باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه کافی شود به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است در قسمت کم ارتفاع و نزدیک به درب انبار نگهداری کنیم.

4) مشخصات کیفی اجناس : مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آنها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آنها توجه کرد زیرا آن دسته از مواد شیمیایی را که ایجاد احتراق می کنند نباید نزدیک کالاهای قابل اشتغال قرار داد.

 

 

روشهای مختلف چیدن و انبار نمودن کالا :

بر حسب حروف الفبا

در این روش کالاها بر حسب نام کالا و با استفاده از حروف الفبا چیده می شوند. مثلا کلیه اقلامی که با حروف« آ» شروع می شود در کنار هم و حرف« ب » نزدیک یکدیگر قرار می گیرند. این روش حتما نیاز به دفتر راهنما دارد.

بر حسب مراحل انجام کار

در این روش چیدن کالا در انبار برحسب مراحل عملیات کار و یا مراحل خط تولید است. بدین ترتیب هر نوع کالایی که مربوط به یک مرحله از خط تولید است بر حسب حروف الفبا برای همان مرحله تولید در انبار قرار داده می شود. این روش معایب متعددی دارد مانند متعدد بودن یک قلم کالای مصرفی در مراحل مختلف که می تواند در هر راهرو قرار گیرد به عنوان مثال در سه خط تولید بیسکویت، کلوچه و کیک در یک کارخانه تولیدی یکی از موادی که در سه خط تولید فوق مصرف می شود آرد است .

روش دوکارتی

برای اجناسی که دارای بسته بندی و ظرف بزرگ می باشند برای هر بسته 2 کارت می نویسند که یک کارت را به بسته مربوطه چسبانیده و کارت دیگر در انبار نگه داشته می شود.

روش فاصله توقفی

در این روش بین کالاهای جدید و قدیم فاصله می گذارند (10cm ) تا ازهم جدا باشند که این فاصله را توقفی می گویند.

روش قوه ثقل

این روش برای اجناسی که در سیلو نگهداری می شود قابل اجراست و کالا از دریچه پایین برداشته و از دریچه بالا کالای جدید اضافه می شود.

روش متحرک

در این روش اجناس به ترتیب ورود چیده می شوند و برداشتن جنس از طرف دیگر صورت می گیرد همیشه برداشت و چیدن ثابت است مثلا چپ به راست، راست به چپ و پشت به جلو و یا از جلو به پشت.

روش مساحت دوبل

دوبل به معنی دو برابر است و منظور این است که هر جنسی در انبار دو برابر مساحتی را که لازم دارد اشغال می کند این مساحت را به دو قسمت تقسیم می کنند که کالای قدیم را در یک قسمت گذاشته و از آن استفاده می کنند و کالای جدید را در هنگام رسیدن در قسمت دوم می گذارند و تا جنس قدیم تمام نشود از جنس جدید استفاده نمی شود.

روش کدینگ ویژه

این روش جهت طراحی و کدگذاری اقلام انبار و با توجه به نیاز موسسه ایجاد می شود در این مورد باید به این صورت عمل کنیم :

1) لیست برداری از اقلام موجود در انبار در حال و آینده بدون ذکر مشخصات دقیق و سایر موارد

2) گروه بندی اقلام

3) تصمیم گیری راجع به تعداد اقلام و اختصاص شماره به هر گروه پس از تعیین گروههای اصلی و فرعی

4) لیست برداری کامل و شماره گذاری اقلام

5) تهیه دفتر راهنمای انبار

کد گروه اصلی * * کد گروه فرعی * * کد گروه اختصاصی * *

بدین ترتیب سیستم کدگذاری به شکل 6 رقم در می آید ( * * * * * * ) و سپس اقدام به تهیه دفترچه راهنمایی می کنیم .

سیستم کنترل موجودی مواد :

سیستم ادواری کنترل موجودی مواد

در مواردی که برای کنترل و ارزیابی موجودی مواد از سیستم ادواری استفاده می شود موجودی مواد در پایان سال مالی که صورتهای مالی تهیه می گردد از طریق انبارگردانی و شمارش عینی تعیین و مشخص می گردد این سیستم بیشتر در شرکتها و موسسات خدماتی و بازرگانی و به ندرت در شرکتهای تولیدی به کار گرفته می شود هنگام ورود مواد به انبار شرکت، معادل هزینه (بهای تمام شده) حساب خرید مواد، بدهکار می گردد طی دوره های مالی، بابت خروج مواد از انبار برای مصرف و فروش ثبتی در حسابها به عمل نمی آید، ولی در پایان دوره مالی برای بستن حسابها به شرح زیر عمل می کنند :

الف) انتقال موجودی مواد اول دوره به خلاصه سود و زیان

ب ) ثبت موجودی مواد پایان دوره از طریق شمارش عینی

در این روش هزینه (بهای تمام شده) کالای مصرف شده و فروش رفته طبق فرمول زیر به دست می آید :

 موجودی مواد اول(نقل از دوره قبل)                                 * *

 خرید مواد (ثبت شده در حساب خرید)                             * *   

 بهای تمام شده آماده به مصرف (فروش)                          * *  

کسر : موجودی مواد پایان دوره (طبق شمارش)                 ( * * )          

بهای تمام شده مواد مصرفی (فروش رفته)                       * *                      

ضعف عمده این روش این است که محاسبه هزینه و بهام تمام شده مواد مصرفی و داشتن اطلاعات (به روز) در مورد موجودی مواد از نظر نعدادی و ریالی تا زمانی که موجودی مواد شمارش عینی نگردند امکان پذیر نمی باشد. در نتیجه این سیستم برای موسساتی کاربرد دارد که ضرورتی برای داشتن اطلاعاتی راجع به موجودی مواد از نظر تعدادی و ریالی در طول دوره مالی ندارند.

سیستم دائمی کنترل موجودی مواد

اکثر واحدهای تولیدی و برخی از واحدهای تجاری از سیستم دائمی کنترل موجودی مواد استفاده می کنند. در این سیستم کلیه ورودی ها و خروجی های مواد به انبار در حسابها ثبت می شود و این امر سبب می گردد که اطلاعات مربوط به موجودی مواد از نظر تعدادی و ریالی به صورت به روز در دسترس باشد.

روشهای عمده ارزیابی موجودی ها عبارتند از :

1 -  روش اولین صادره از اولین وارده   (FIFO)

2 - روش اولین صادر از آخرین وارده   (LIFO)

3- روش میانگین متحرک (سیار)

روش شناسایی ویژه

این روش زمانی استفاده می شود که هر موجودی بتواند به طور جداگانه شناسایی و به تبع آن، قیمت آن کالا نیز مشخص شود. این روش بیشتر برای اقلام گرانبهای منحصر به فرد، مورد استفاده قرار می گیرد.

روش نرخ روز بازار

در این روش اقلام صادره از انبار به نرخهای روز صدور، قیمت گذاری و به حساب تولید بدهکار می شود. لذا برای کنترل موجودی های مواد، اختلاف بین قیمت تمام شده و قیمت منظور شده به حساب تولید در یک حساب تعدیل نگهداری می شود.

انواع هزینه های انبار :

1) هزینه های نگهداری موجودی کالا در انبار یا موسسه (سرمایه راکد، بیمه، مالیات، دستمزد، فقدان و .... )

2) هزینه های سفارش یا نصب و راه اندازی (سفارش خرید، تغییرات فصلی، آماده کردن، حمل و نقل و .... )

3) هزینه کسری یا فقدان ( توقف خط تولید، فرصتهای از دست رفته، جایگزینی مواد اولیه، عدم اجرای به موقع قراردادها و .... )

کنترل موجودی انبار :

در هرسیستم بازرگانی- صنعتی کنترل موجودی نقش حسابی را بر عهده دارد تا آن حد که مشکلات مربوط به موجودی کالا ممکن است شرکتی را از صحنه رقابت دور کرده و به ورطه شکست سوق دهد به طور کلی برای کنترل موجودی انبار دو نوع تصمیم اساسی مطرح است:

1) مقدار سفارش کالا چقدر باید باشد؟

2) چه موقع باید سفارش داده شود؟

 

نقطه سفارش

به آن مقدار از کالا گفته می شود که وقتی موجودی کالا در انبار به آن مقدار رسید باید برای خرید کالا فرم درخواست خرید صادر گردد. 

ذخیره احتیاطی + (مدت تهیه کالا * متوسط مصرف) = نقطه سفارش

میزان سفارش

میزان سفارش عبارت از تعدادی است که یک کالا سفارش می شود

فاصله زمانی بین دو سفارش * متوسط مصرف = میزان سفارش

ذخیره احتیاطی

کمترین مقداری که موجودی هر یک از اقلام کالاهای انبار از آن مقدار نباید کمتر شود حداقل موجودی یا ذخیره احتیاطی نام دارد. 

حداکثر موجودی

به مقدار موادی اطلاق می شود که موجودی انبار نباید از آن مقدار تجاوز کند و یا بیشترین مقدار هر یک از اقلام کالا که انبار دار مجاز به نگهداری آنها در انبار می باشد.

باصرفه ترین مقدار سفارش

عبارت است از مقدار موادی که به منظور به حداقل رساندن هزینه کل موجودی استفاده می شود و شامل هزینه های سفارش و نگهداری کالا می باشد این مقدار از رابطه زیر به دست می آید :

برخی فرمهای انبار :

کاردکس انبار

به ثبت کلیه اطلاعات مربوط به فعل و انفعالات کالا در انبار بر روی کارت به منظور آگاهی از مقدار کالای وارده، صادره و موجودی و همچنین اطلاع از محل نگهداری کالا "سیستم کاردکس " گفته می شود.

مهم ترین وظایف کاردکس نویسان

1)  ثبت مقدار کالاهای وارد شده به انبار در ستون وارده و ثبت اجناس صادره در ستون صادره

2) تعیین موجودی پس از عملیات ورود و صدور در هر کارت انبار

3) مطابقت دادن رسید انبار، حواله انبار و سایر مدارک و اصلاح و رفع اشکالهای موجود

4) جلوگیری از ثبت مدارک فاقد امضای مجاز

5) تهیه گزارش کالاهایی که به حداقل رسیده و تعیین موجودی هایی که مقدار آنها از حداکثر گذشته است.

6) همکاری با انبارداران برای کنترل موجودی ها و حسابداری انبار برای کنترل صحت موجودی ها

7) تهیه گزارش ماهانه موجودی ها از روی کارتهای کاردکس طبق فرم مورد نظر

درخواست کالا و مواد از انبار

نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی، کالای مورد نیاز خود را با تکمیل فرم درخواست کالا از انبار و تایید مسئول ذیربط، درخواست می کند. سپس انباردار بر حسب موجودی و مشخصات اجناس یا کالای مورد تقاضا بررسی صحت برگ در خواست کالا از انبار را آغاز کرده و چنان چه اجناس یا کالای مورد تقاضا را در انبار داشته باشد اقدام به صدور کالای درخواستی متقاضی می نماید در غیر اینصورت بلافاصله اقدام به تهیه و تنظیم فرم درخواست خرید کرده و پس از طی تشریفات لازم درخواست خرید کالا به واحد کارپردازی یا تدارکات ارسال می شود.

حواله انبار

انبار در صورت موجود بودن کالا نسبت به صدور کالا طبق برگ درخواست کالا از انبار اقدام می کند و در این هنگام فرم « حواله انبار » صادر می شود به محض آنکه فرم درخواست کالا از انبار تکمیل گشته و به دست انباردار رسید وی پس از تحویل دادن کالای مورد درخواست با توجه به مشخصات و مقادیر کالای تحویلی نسبت به صدور و تکمیل این فرم اقدام می کند بنابراین این فرم به عنوان حواله دریافت کالا و مجوزی برای خروج کالا از انبار می باشد باید توجه داشت سیستمهای مالی مستقر در موسسات و شرایط و سایر عوامل اجرایی در طراحی این فرم دخالت دارند. باید توجه داشت در بعضی از موسسات این فرم در شش نسخه تنظیم و به امضای تنظیم کننده ، تحویل گیرنده ، تحویل دهنده، مدیر انبار، کاردکس و حسابداری صنعتی می رسد.

رسید و تحویل مستقیم

غالبا اتفاق می افتد که قسمتهای مختلف شرکت اجناس و مواد مورد نیاز خود را به دلایل مختلف نمی توانند از انبار تحویل بگیرند، لذا این گونه اقلام بلافاصله پس از خرید به مصرف می رسند و چون از این کالا در انبار ذخیره ای ندارند لذا از ثبت آن در کارت انبار و کارت حسـابدرای انبار خودداری می شود و فقط فاکتور فروشنده همراه با رسید انبار، برگ درخواست خرید کالا و حواله انبار به حسابداری ارسال می گردد تا نسبت به تسویه بهای کالای خریداری شده اقدام شود. باید اضافه کرد که بعضی از شرکتها فرمهای مستقلی جدا از رسید و حواله انبار تحت عنوان رسیـد و تحویـل مستقیـم (اقـلام غیر انبـاری) طراحی و چاپ می نمایند . بنابراین فرم رسید انبار مستقیم زمانی استفاده می شود که کالا به عللی قابل تحویل به انبار نبوده و مستقیما به محل کار یا محل قسمت مصرف کننده تحویل داده شود فرم رسید مستقیم انبار در واقع حکم رسید و حواله انبار را دارد و در این صورت واحد درخواست کننده مسئولیت تحویل گرفتن و مصرف اقلام را به عهده دارد و انباردار با تایید و امضای فرم حق نظارت در عملیات آنرا بر عهده می گیرد.

 

 

 

خروج کالا از موسسه

ارسال کالا از واحدهای مختلف به خارج از موسسه « مستلزم تنظیم برگ خروج کالا است »

سایر فرمهای مرتبط با انبار

این گونه فرمها، فرمهایی هستندکه در انبار صادر نمی شوند ولی مرتبط با انبار هستند، این فرمها خارج از کادر انبار صادر می شوند ولی انبار با آنها سرو کار دارد :

1)  برگ سفارش فروش

2) برگ فروش( فاکتور فروش)

انبار گردانی و کنترل انبارها :

برای کسب اطمینان از صحت عملیات انبارها و جهت کشف و اصلاح تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی و مانده کارتهای معین انبارگردانی انجام می گیرد .

علت تفاوت موجودی انبار با کارتهای انبار به دلایل متعددی است که اهم آنها عبارتند از :

1) اشتباه در انتقال اطلاعات مدارک به کارتها

2) اشتباه در تحویل و تحول صحیح مواد

4) هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی و خروجی صحیح

5) ضایعات یا اختلاس

فرآیند منسوخ شدن :

اقلامی که نگهداری ان در انبار هیچ مصرف یا ارزشی برای سازمان ندارد منسوخ نامیده می شوند. مراحل جریان منسوخ عبارتند از :

 1) قدیمی

2) از رده خارج

3) مازاد

4) بی فایده

:: برچسب‌ها: انبارداري , وظايف انباردار , اهميت انبار , آموزش انبارداري , آموزش كاربردي انبارداري ,